カレンダーを活用した効果的な計画立案

「受信トレイ」が今後の仕事をまとめる場所だとすれば、「カレンダー」はそれらの計画を具体的な時間枠に変える場所です。

ヒント

1. タイムブロッキングで計画を立てる
   ：インボックスに整理したタスクをカレンダーに落とし込み、実行に移しましょう。タイムブロッキングを使えば、空き時間に何をすべきか悩むことなく、すぐに実行に移すことができます。

2. 「
   1日のテーマ」で整理する：曜日ごとに仕事のテーマを設定しましょう。例えば、月曜日は会議、火曜日はデザイン、水曜日は事務作業など。あるいは、午前中は集中して個人作業、午後は会議といった時間帯ごとのテーマ設定も有効です。同じ種類の仕事に集中する方が、さまざまなタスクを切り替えるよりもはるかに効率的です。

3. チームワークに適した公開設定
   を選択する：特に企業での仕事は同僚との協業が伴うため、予定通りに進まない日もあります。カレンダー上の予定タスクの「公開設定」を「公開」「ディープワーク」「非公開」に調整することで、自分とチームの生産性を同時に高めることができます。デフォルトの公開設定は「設定」で変更可能です。

   • 公開：すべてのチームメンバーに表示されるモード。会議を作成する際のデフォルト設定です。

   • ディープワーク：「チームメンバーからの邪魔を受けずに集中できる」モード。チームメイトには「多忙」と表示されます。

   • 非表示：チームメンバーには表示されないモードです。個人のスケジュールを非公開に保ちます。

4. タスクとイベントの別管理
   ：業務時間は、個人作業、個人的な予定、チームメンバーとの会議など、さまざまな種類の活動で構成されています。30分以上の集中を要する作業は「タスク」として、特定の時間が決まっている予定や会議は「イベント」として分類しましょう。その性質に応じて別々に管理することで、より体系的な時間活用が可能になります。 なお、イベントについては、Google Meetのリンクを直接作成・管理できるため、リモート会議の準備時間を短縮できます。カレンダーのブロックから直接Google Meetに参加したり、リンクをすばやくコピーして共有したりすることも可能です。

5. 重要な情報を一目で把握
   ：過去の予定はブロック色が濃く表示されるため、すでに終了したイベントを素早く識別できます。また、完了していない過去のイベントは濃い色合いで表示され、未完了のイベントは目立つように微妙なアニメーションが表示されます。

次のステップ

これで、カレンダーでタスクを計画する方法が分かりました。次は、休憩や切り替え、自分のための時間を守るために休憩ブロックを追加してみましょう。

• 休憩ブロックを使う